Empfangsplanung
Empfangsprozess
Kein Empfang gleicht dem anderen. Wir strukturieren den Empfang und die Arbeitsprozesse vor Ort stets nach den Anforderungen des Kunden und der örtlichen Gegebenheiten. Gern unterstützen wir mit unserer Erfahrung bei Prozessverbesserungen, oder des grundsätzlichen Strukturieren eines neuen Empfangs z.B. nach einem Umzug.
Wir stimmen uns stets eng mit unseren Kunden ab. Da die Arbeit am Empfang immer zeitkritisch ist und keine Lücken auftreten dürfen, ist auf unserer Seite eine fehlerintolerante Disposition und ein umfangreicher Informationsaustausch von höchster Priorität. Bei der Planung eines neuen Projektes, steht das Verständnis für die Werte und die Kultur unseres Kunden an erster Stelle. Wir passen unsere Abläufe grundsätzlich an die unserer Kunden an. Der "perfect pitch" ist unser Ziel. Das Bedeutet, dass unser Empfangsteam sich mit einer eigenen Handschrift wertsteigernd einsetzt, aber innerhalb des Kunden-Unternehmens perfekt angepasst ist und reibungslos im Alltag integriert wird.
Mitarbeiterprofile
Das Personal wird nach ganz bestimmten Gesichtspunkten rekrutiert. Neben einer besonders ausgeprägten Dienstleistungsorientierung erwarten wir von unseren Mitarbeitern:
Mittlere Reife oder vergleichbarer Schulabschluss sowie eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder Hotel-/Gastronomiebereich
Sehr gute Schreibmaschinen- und PC-Kenntnisse (Microsoft Office)
Gute bis sehr gute Englisch-Kenntnisse, evtl. Französisch
Zuvorkommende Persönlichkeit auch in kritischen Situationen
Stressresistenz und Beherrschung des Konfliktmanagements
Kundenorientierte Denkweise und Kommunikationsfähigkeit
Teamorientierung, Flexibilität, Verlässlichkeit und hohe Belastbarkeit
Sehr gute Umgangsformen und ein gepflegtes Äußeres
Bereitschaft zur Fortbildung
Verfahrensweise
1. Allgemeine Definitionen
Anforderungen definieren und Leistungen besprechen.
2. Rekrutieren
Wir investieren viel Zeit und Ressourcen in die Suche der besten Mitarbeiter für den individuellen Job. Jeder Kunde erhält ein handverlesenes Team.
3. Einarbeitung und Oboarding
Neben der Mitarbeitersuche, ein weiterer essentieller Schritt um einen Empfang erfolgreich zu starten. Die Mitarbeiter müssen meist in sehr kurzer Zeit vieles lernen und die Werte und Kultur des Kunden verstehen. Dieser Schritt erfordert viel Empathie und unsere Erfahrung im Mitarbeitertraining.
4. Schnittstellen-Management
Um effizient zu arbeiten und Informationswege so kurz wie möglich zu halten, definieren wir die richtigen Drehpunkte zwischen unseren Unternehmen. Schnelligkeit und Flexibilität sind Grundlage für den langfristigen Erfolg.
5. Qualitäts-sicherung und Controlling
SMILE ist ein analoges und menschliches Unternehmen in einer digitalen Welt. Wir haben ein System erarbeitet, welches uns erlaubt die Geschwindigkeit moderner Informationskultur und die Qualitätsanforderungen unserer Kunden auch über teilweise großen geografischen Entfernungen effizient zu managen. Dauerhafte Qualitätssicherung und eine langfristige Partnerschaft mit unseren Kunden ist uns das wichtigste Anliegen.
6. Krankheits- & Urlaubs-vertretung
Unser Ziel ist eine lückenlose Besetzung des Empfang. Mit intelligenter Disposition und einer softwarebasierten Mitarbeiterplanung ist es uns möglich sehr schnell Mitarbeite an den richtigen Orten einzusetzen. Wir wissen zu jeder Zeit welcher Mitarbeiter welche Qualifikationen und Einarbeitungen besitzt und wann wir ihn oder sie an der richtigen Stelle einsetzen können.
7. Dienstplan-management
Wir führen unseren Dienstplan wie ein Pilot sein Flugzeug. Wir müssen ständig mehrere Schritte in die Zukunft planen um proaktiv auf mögliche Unwägbarkeiten eingestellt zu sein. Unsere Maxime ist Aktion und weniger Reaktion. Im Fall der Fälle wissen wir bereits was zu tun ist und verlieren keine wertvolle Zeit mit Planungen.
8. Persönlichkeit und Kontakt
Wir sind regelmäßig für unsere Kunden persönlich vor Ort und jederzeit über viele Medien erreichbar. Ein Empfang lebt von der Anpassung, Verbesserung und Veränderung. Um der Dynamik unserer Kunden Rechnung zu tragen sind wir für Sie oft auf Reisen um am Geschehen teilnehmen zu können. Wir lernen und leben gemeinsam mit den Empfangsteams und unseren Kunden.